ادغام پستی و نامه فرم ورد
ادغام پستی و نامه فرم ورد
روش های اجرای ادغام پستی و نامه فرم ورد
برای خودداری از انجام این گونه کارهای تکراری، برنامه Word قابلیت ادغام پستی را ارائه می دهد.
با استفاده از این قابلیت، کافی است یک فایل به صورت لیست مشخصات گیرندگان نامه (مانند نام – نام خانوادگی – آدرس و …)
و یک سند که در بر گیرنده متن مشترک نامه است، ایجاد نمایید.
آن گاه Word می تواند با ابزار ادغام پستی (Mall Merge) آن دو فایل را ادغام نموده و نامه ها را تولید کند.
سپس ما می توانید آنها را یکی یکی چاپ کنیم.
کار با ادغام پستی (Mail Merge)
کار با ادغام پستی (Mail Merge)
برای انجام ادغام پستی دو فایل زیر مورد نیاز است.
ابتدا نامه ی فرم (Form Letter):
فایلی است که متن اصلی نامه در آن است و محتویات آن در تمام نامه ها تکرار می شود
دوم فایل منبع داده ها (Data Source):
فایلی است که ليست مشخصات گیرندگان نامه در آن قرار دارد فایل لیست گیرندگان را می توانید در محیط Excel , Word و یا در لیست مخاطبین Outlook ایجاد کنیم.
برنامه ی Word با ادغام کردن آن فایل با فایل بدنه ی نامه می تواند نامه ها با برچسب های ادغام شده را ایجاد و چاپ کند.
روش های ایجاد نامه ی ادغام شده (Mail Merge)
نامه ی فرم باید طوری تنظیم شود که محتویات آن در تمام نامه ها یکسان باشد.
از یک نامه به نامه ی دیگر متفاوت نباشد، برای ایجاد نامه ی ادغام شده می توانید به دو صورت عمل نمایید.
از قبل دو فایل برای نامه ی فرم (در محیط Word) و منبع داده (در محیط Word با رسم جدول – در محیط Excel- در دفترچه آدرس 2007 Outlook ایجاد نماییم و در مراحل ایجاد نامه ی ادغامی از آنها استفاده کنید.
در حین انجام مراحل ادغام پستی، فایل های نامه فرم و منبع داده ها را نیز ایجاد نمایید.
دو روش برای ایجاد نامه ی ادغام شده، وجود دارد.
استفاده از زبانه ی Mailing
نکات پایانی
اگر یک فایل لیست مشخصات گیرندگان نامه و یک سند که بدنه آن، همان نامه ی اصلی است ایجاد نمایید.
می توانید با ابزار ادغام پستی (Mail Merge) آن دو فایل را ادغام نمایید و آنها را به ترتیب برای چاپ ارسال کنید.
نامه ی فرم (Form Letter) متن مشترک نامه است و محتویات آن در تمام نامه ها تکرار می شود.
فایل منبع داده ها (Data Source) فایلی است که لیست مشخصات گیرندگان نامه در آن قرار دارد.
فایل لیست گیرندگان را می توانید در محیط Excel , Word و یا در لیست مخاطبین Outlook ایجاد نمائید.
Merge Field فیلدهای ادغام شده هستند که مقدار آن در نامه های مختلف متفاوت است.
می توانید در هر مکان از سند خود اطلاعاتی مانند تاریخ ایجاد سند، عنوان سند، نام نویسنده و غیره را درج کنید. این اطلاعات به صورت خودکار به روز می شوند. به این اطلاعات فیلد می گویند
Ctrl + F11 کلید میانبر قفل کردن فیلد وCtrl + Shift + F11 کلید میانبر خارج کردن یک فیلد از قفل است
